Un lote defectuoso que entra al inventario como disponible se acomoda, se surte y llega al cliente. Detenerlo en ese punto implica un retiro, devoluciones y un reclamo del cliente; detenerlo en el andén requiere unos minutos de inspección y una decisión documentada. Para lograrlo, se necesita un proceso de inspección en la recepción que no dependa del criterio de cada persona ni detenga la descarga.
Qué se revisa
No toda la mercancía se inspecciona con el mismo nivel de detalle. Defina por producto, familia o proveedor qué se revisa:
| Revisión | Ejemplos | Quién |
|---|---|---|
| Documental | Cantidad contra la orden, certificado de calidad, lote y caducidad en la etiqueta | Recepción |
| Física del embalaje | Cajas dañadas, húmedas, abiertas, palets inestables | Recepción |
| Del producto | Dimensiones, apariencia, funcionamiento, etiquetado, olor o temperatura | Calidad |
| Vida útil | Días que faltan para la caducidad contra el mínimo aceptado | Sistema y recepción |
En alimentos, bebidas y suplementos, la NOM-251-SSA1-2009 pide inspeccionar o clasificar las materias primas antes de usarlas, no aceptar materia prima cuyo envase no garantice su integridad y separar la que no es apta. El artículo sobre la NOM-251 en el almacén resume esos puntos.
Cuánto muestrear
Revisar todas las piezas de cada recepción rara vez es posible. El muestreo por atributos responde dos preguntas: cuántas piezas revisar según el tamaño del lote y cuántos defectos se aceptan antes de rechazarlo. La norma ISO 2859-1 es la referencia internacional más usada para estos planes, con niveles de calidad aceptables (AQL) que se acuerdan con el proveedor.
Se recomiendan tres prácticas:
- Acuerde el plan con el proveedor antes de aplicarlo, en el contrato o en el manual de proveedores.
- Ajuste la severidad por historial: un proveedor con buenos resultados puede pasar a muestreo reducido; uno con rechazos recientes, a muestreo estricto.
- Inspeccione al 100% los productos críticos: los que representan un riesgo para la salud o la seguridad no se muestrean.
Qué hacer con el resultado
- Aceptado: la mercancía pasa a disponible y se acomoda.
- Retenido: va a cuarentena, en una zona separada y bloqueada para el surtido, hasta que calidad decida. Fije un plazo; la mercancía retenida durante semanas ocupa espacio y pierde vida útil.
- Rechazado: se devuelve al proveedor o se documenta para reclamo, con evidencia.
- Aceptado con desviación: cuando un responsable autoriza la aceptación de mercancía fuera de especificación, la autorización queda registrada con su motivo.
Cómo evitar demoras en el andén
La inspección no debe convertirse en el cuello de botella de la recepción:
- Descargue y reciba primero, registrando cantidades, lotes y caducidades; inspeccione después en un área de cuarentena junto al andén.
- Programe las entregas de proveedores con inspección extensa en horarios con personal de calidad disponible.
- Separe las muestras al recibir, con su etiqueta de lote, para que calidad trabaje sin bloquear el palet completo.
Qué registrar
Por cada lote inspeccionado: proveedor, documento de entrada, producto, lote, caducidad, cantidad recibida, cantidad muestreada, defectos encontrados por tipo, resultado, responsable, fecha y fotos de los defectos. Con ese registro se mide el desempeño de cada proveedor y se sustenta cada reclamo.
Un ejemplo
Un fabricante recibe cada semana bobinas de material de empaque de dos proveedores. Para el proveedor con buen historial, la regla es revisar documentos y muestrear tres bobinas por lote; para el que tuvo dos rechazos el trimestre pasado, el muestreo es más estricto durante los siguientes diez lotes. La recepción registra el lote de cada bobina al descargar; las muestras se separan con su etiqueta y el resto del lote espera en cuarentena junto al andén. Calidad emite el resultado el mismo día: aceptado, el lote pasa a disponible; rechazado, se aparta para devolución con sus fotos. Las cifras del muestreo son ilustrativas; las de su operación provienen del plan acordado con cada proveedor.
Indicadores
- Porcentaje de lotes rechazados o retenidos por proveedor.
- Tiempo en cuarentena desde la recepción hasta la decisión.
- Defectos detectados después de la recepción (en surtido o por el cliente), que miden los defectos que la inspección no detuvo.
Cómo lo apoya Chainlink
En Chainlink WMS, la recepción se valida contra el documento de entrada: cada línea se compara con lo esperado y la recepción se detiene si la cantidad supera lo esperado más la tolerancia o si el lote caduca antes de la vida útil mínima del producto; un usuario Administrativo decide si autoriza la excepción. Al escanear una etiqueta GS1-128, la app captura el GTIN, el lote, la caducidad y la serie. Una zona de tipo cuarentena guarda la mercancía retenida sin que se asigne a surtidos, y la existencia tiene estados como disponible, cuarentena o dañada. En Professional y Enterprise, las reglas de negocio de recepción pueden bloquear, advertir o pedir autorización de un supervisor, y la analítica muestra las discrepancias en recepción. La función de recepción describe el flujo completo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la inspección de recepción?
Es la revisión de la mercancía que llega, documental, física y del producto, para decidir si entra al inventario disponible, se retiene en cuarentena o se rechaza.
¿Cuántas piezas se deben revisar de cada lote?
Las que indique un plan de muestreo por atributos acordado con el proveedor, como los de la norma ISO 2859-1, según el tamaño del lote y el nivel de calidad aceptable. Los productos críticos para la salud o la seguridad se revisan en su totalidad.
¿Dónde se coloca la mercancía en espera de inspección?
En una zona de cuarentena separada y bloqueada para el surtido, con su lote identificado, hasta que calidad decida.
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