Qué es la trazabilidad por lote
Un lote es un conjunto de unidades producidas en las mismas condiciones, identificado con un código que el fabricante imprime en el empaque. La trazabilidad por lote es la capacidad de seguir ese código en dos direcciones:
- Hacia atrás: de qué proveedor y con qué documento llegó el lote, en qué fecha y con qué caducidad.
- Hacia adelante: en qué ubicaciones estuvo, qué pedidos lo tomaron y a qué clientes se envió, con qué cantidades.
Cada empresa de la cadena responde por su tramo: un paso atrás y un paso adelante. El almacén no requiere conocer el uso que el cliente dio al producto; requiere saber con certeza a quién lo entregó y cuánto conserva en existencia.
Por qué importa: retiro de producto y normas
Cuando un fabricante detecta un problema en un lote, el tiempo para retirarlo del mercado depende de la rapidez con que cada eslabón identifica dónde está ese lote. Un almacén que tarda días en revisar remisiones y hojas de cálculo retrasa todo el retiro.
En México, la NOM-251-SSA1-2009, sobre prácticas de higiene para el proceso de alimentos, bebidas o suplementos alimenticios, exige en su numeral 6.7 un plan para retirar del mercado cualquier lote identificado, mantener bajo supervisión y resguardo los productos retirados y llevar registros de cada retiro, entre ellos el lote del producto involucrado. Otras industrias tienen sus propias normas y las exigencias de sus clientes. En todos los casos, el dato base es el mismo: el lote registrado en cada entrada y en cada salida.
Un sistema de almacén no certifica el cumplimiento de una norma; el cumplimiento depende de los procesos de cada empresa. Lo que aporta es el registro confiable que esos procesos necesitan.
Qué registrar en cada paso
| Paso | Dato mínimo | Riesgo si falta |
|---|---|---|
| Recepción | Producto, lote, caducidad, cantidad, proveedor, documento, fecha | El lote existe en el almacén sin origen conocido |
| Acomodo | Lote y ubicación de destino | El lote está en el almacén, pero se desconoce dónde |
| Transferencias | Lote, origen, destino y documento | El lote se pierde entre almacenes o entre ubicaciones |
| Surtido | Lote tomado de cada ubicación para cada pedido | Se desconoce qué lote recibió cada cliente |
| Embarque | Pedido, cliente, fecha de despacho | No se puede avisar a quien recibió el lote |
| Devoluciones | Lote que regresa y salida original | Un lote retirado vuelve a la existencia disponible |
| Bajas y mermas | Lote, cantidad y motivo | La existencia del lote no coincide al investigar |
El punto más débil suele ser el surtido. Si el surtidor toma el lote más accesible y el sistema registra el que asignó, el registro no coincide con lo que recibió el cliente. La validación por escaneo del lote al surtir cierra esa brecha.
Cómo capturar el lote sin errores: GS1-128
Capturar el lote a mano en cada recepción es lento y produce errores de transcripción. Muchos proveedores imprimen en su etiqueta logística un código GS1-128, que reúne varios datos en un solo código de barras, cada uno precedido por un identificador de aplicación (en inglés, application identifier) del estándar GS1:
- (01) GTIN: el código del producto.
- (10) número de lote.
- (17) fecha de caducidad, en formato AAMMDD.
- (21) número de serie.
Con un solo escaneo, el sistema toma el producto, el lote y la caducidad, y la persona solo confirma la cantidad. Si su proveedor no imprime GS1-128, conviene pedírselo en las condiciones de compra; GS1 México administra los códigos en el país. Vea la definición de GS1-128.
Cómo hacer un simulacro de retiro
Un simulacro de retiro prueba que la trazabilidad funciona antes de necesitarla. Elija un lote real que ya haya salido parcialmente y siga estos pasos:
- Registre la hora de inicio y el lote elegido.
- Identifique el origen: proveedor, documento de recepción, fecha y cantidad recibida.
- Localice la existencia actual: cuánto queda del lote y en qué ubicaciones.
- Liste las salidas: cada pedido que tomó el lote, con su cliente, su fecha de despacho y su cantidad.
- Concilie las cantidades: lo recibido debe ser igual a lo que queda más lo que salió, más las bajas registradas.
- Retenga la existencia del lote en el sistema para que ningún pedido la tome.
- Registre la hora de término y lo que faltó o tardó: un documento sin lote, una devolución sin registrar, una diferencia de cantidad.
- Corrija el proceso que causó cada hallazgo y repita el simulacro en unos meses.
Si las cantidades no coinciden en el paso 5, la cadena tiene un registro faltante: un movimiento sin lote, una merma sin registrar o una salida capturada con otro lote. Ese hallazgo es el valor del simulacro.
Lotes, caducidad y FEFO
La trazabilidad y la rotación por caducidad usan el mismo dato. Si el lote y la caducidad se registran al recibir, el sistema puede asignar primero el lote que caduca antes (FEFO) y rechazar al recibir un lote con menos vida útil de la aceptada. La guía FIFO y FEFO explica cuándo conviene cada regla.
Cómo lo hace Chainlink WMS
En Chainlink, un producto se configura con control por lote y con Requiere caducidad. Al recibir, la app toma el producto, la caducidad, el lote y la serie de una etiqueta GS1-128 y solicita la captura manual de lo que falte; con vida útil mínima, la recepción se detiene si el lote caduca antes del plazo aceptado («Este lote caduca en 12 días; el mínimo aceptado es 30 días») hasta que un usuario autorizado decide.
Al surtir, Chainlink asigna primero el lote que caduca antes y la handheld confirma el lote con un escaneo; con las reglas de Professional y Enterprise, el FEFO estricto no acepta otro lote. El kárdex filtrado por lote muestra cada movimiento con su fecha, sus ubicaciones de origen y destino, su usuario y su documento, entre ellos los documentos de salida con su cliente. La existencia en cuarentena, bloqueada o dañada no se asigna a ningún pedido, y las devoluciones se crean desde la salida original, con su lote, y se inspeccionan antes de reintegrarse, pasar a merma o regresar al proveedor. Vea control de lotes y caducidades y WMS para alimentos y bebidas.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre trazabilidad por lote y por número de serie?
Un lote agrupa muchas unidades producidas juntas; un número de serie identifica una sola unidad. La trazabilidad por serie es más fina y se usa en equipos y productos de alto valor. Un producto se controla de una forma o de la otra según lo que su industria necesita.
¿Cuánto debería tardar un retiro en el almacén?
No hay un plazo único: depende de su industria, de sus clientes y de su plan de retiro. Lo recomendable es medir el tiempo de cada simulacro y reducirlo. Con el lote registrado en cada salida, identificar los clientes es una consulta y no una revisión de documentos.
¿Un WMS certifica el cumplimiento de la NOM-251?
No. El cumplimiento depende de los procesos de su empresa. Un WMS aporta los registros por lote, ubicación, usuario y hora que requieren un plan de retiro y una auditoría.