La mayoría de los retrasos en la implementación de un WMS no se originan en el software ni en la integración, sino en el catálogo: productos duplicados, unidades de medida sin una definición documentada, cajas sin código de barras y lotes que se capturan en unos productos y en otros no. Cuando esos datos pasan del ERP al almacén, cada error se replica en el piso.
Qué son los datos maestros de producto
Son los datos que describen un producto y que cambian poco: su código, su descripción, cómo se mide, cómo se identifica y cómo se rastrea. Se distinguen de los datos transaccionales (una orden de compra, un pedido, un movimiento), que cambian constantemente y se apoyan en ellos.
Los campos que el almacén necesita
| Campo | Para qué lo usa el almacén | Error frecuente |
|---|---|---|
| Código del producto | Identificar el artículo en todos los sistemas | Duplicados con códigos distintos para el mismo producto |
| Descripción | Confirmar el producto que se toma | Descripciones abreviadas o iguales para presentaciones distintas |
| Código de barras por nivel | Escanear la pieza, el paquete y la caja | Un solo código para pieza y caja |
| Unidad de medida y conversiones | Cantidades correctas al recibir y surtir | Pedido en cajas, inventario en piezas, sin factor |
| Control por lote o serie | Trazabilidad y retiros | Lote capturado en unos productos y en otros no |
| Caducidad y vida útil mínima | Rechazar lotes cortos y surtir FEFO | Productos perecederos sin caducidad obligatoria |
| Peso y medidas | Capacidad de ubicaciones, peso de bultos, flete | Campos vacíos o con medidas del empaque equivocado |
| Clave de producto y de unidad del SAT | Facturación y Carta Porte | Claves genéricas o desactualizadas |
| Material peligroso | Separación y documentos de transporte | Producto sin marcar |
Quién es dueño de cada dato
La regla que evita la mayoría de los conflictos: cada dato tiene un solo sistema dueño, y los demás lo reciben. En la mayoría de las empresas:
- El ERP crea el producto y es dueño del código, la descripción, la unidad de venta y compra, el costo y las claves fiscales.
- El almacén completa lo físico: peso y medidas reales, código de barras de cada nivel si el proveedor no lo trae, ubicación preferida.
- Calidad define el control por lote o serie, la caducidad obligatoria y la vida útil mínima.
Si dos sistemas pueden modificar la misma descripción o la misma unidad, los registros terminan por no coincidir. La guía para conectar un WMS con su ERP detalla qué datos viajan en cada sentido.
Cómo limpiar el catálogo en cuatro semanas
- Semana 1: depurar. Exporte el catálogo del ERP. Separe los productos activos (con movimiento en los últimos 12 meses o con existencia) de los inactivos. Solo los activos viajan al WMS.
- Semana 2: duplicados y unidades. Busque productos con la misma descripción o el mismo código de barras. Defina una unidad base por producto (la que se cuenta) y los factores de conversión hacia las unidades de compra y venta.
- Semana 3: códigos y control. Complete el código de barras de cada nivel de empaque con los GTIN del fabricante o de su empresa, que las especificaciones generales de GS1 asignan uno por nivel. Decida, producto por producto, si se controla por lote, por serie o sin control.
- Semana 4: medir y pesar. Mida y pese los productos que suman la mayor parte del movimiento. No es necesario medir todo el catálogo desde el primer día.
Las unidades de medida, en detalle
Es el campo que más errores produce. Un ejemplo: el ERP compra aceite por caja de 12 botellas, lo vende por botella y el almacén lo guarda por palet de 60 cajas. Si el WMS recibe la orden de compra «10» sin saber que son cajas, registra 10 botellas. Antes de integrar:
- Defina la unidad base que el almacén cuenta.
- Registre las conversiones: 1 caja = 12 botellas; 1 palet = 60 cajas.
- Asegúrese de que los documentos que llegan del ERP indican la unidad de cada línea.
- Para productos a granel, use una unidad con decimales (kilos, litros, metros) y no piezas.
Las claves de producto y de unidad que exige la facturación electrónica salen de los catálogos del SAT, como los del complemento Carta Porte; se recomienda asignarlas en el ERP al dar de alta el producto, no el día del embarque.
Cómo se cargan en Chainlink
En Chainlink WMS, el catálogo se carga desde una plantilla en XLSX o CSV con columnas de código del artículo y nombre (obligatorias), código de barras, unidad, si maneja lote o serie (uno de los dos, no ambos), si requiere caducidad, vida útil mínima en días y descripción. Chainlink muestra los errores por renglón y columna antes de crear nada, y un código que ya existe se actualiza en lugar de duplicarse. Los productos en kilos, litros o metros aceptan decimales. Con los conectores, un complemento de Professional y Enterprise, los productos llegan desde SAP Business One, Odoo, ERPNext, SAP S/4HANA o Microsoft Dynamics 365 Business Central, y lo que sale del almacén regresa al ERP con sus lotes y series.
Preguntas frecuentes
¿Qué son los datos maestros en un almacén?
Los datos estables de cada producto que comparten el ERP y el WMS: código, descripción, códigos de barras, unidades y conversiones, control por lote o serie, caducidad, peso y medidas.
¿Quién debe ser dueño de los datos maestros?
Cada dato debe tener un solo sistema dueño. Normalmente el ERP crea el producto y sus datos comerciales y fiscales, y el almacén completa los datos físicos.
¿Es necesario medir todo el catálogo antes del arranque?
No. Empiece por los productos que concentran la mayor parte del movimiento y complete el resto conforme se reciben.
Compartir este artículo: LinkedIn
