Qué hace cada sistema
Un ERP administra el negocio: compras, ventas, facturación, contabilidad, costos y el saldo del inventario. Un WMS ejecuta la operación física del almacén: recibe, acomoda, surte, empaca, embarca y cuenta, con escaneo y por ubicación. La comparativa WMS y ERP explica la diferencia con más detalle.
Cuando los dos conviven, cada dato debe tener un solo dueño. Si el producto se da de alta en el ERP, el WMS no lo crea de forma independiente; si la cantidad recibida la confirma el almacén, el ERP no la captura a mano. La integración traslada cada dato del sistema que lo origina al que lo necesita.
Qué información se intercambia
La información se agrupa en tres tipos, que conviene conectar en este orden:
| Tipo | Ejemplos | Sentido habitual |
|---|---|---|
| Datos maestros | Productos, unidades, proveedores, clientes, almacenes | Del ERP al WMS |
| Documentos | Órdenes de compra por recibir, pedidos de venta por surtir, transferencias | Del ERP al WMS |
| Confirmaciones | Recepciones con cantidad real, lote y serie; embarques; transferencias recibidas; ajustes por conteo | Del WMS al ERP |
Las confirmaciones son el propósito de la conexión: el ERP factura lo que efectivamente salió, paga lo que efectivamente llegó y conoce el saldo real sin esperar la captura manual del cierre del día.
Tres formas de conectar
- Conector directo. El WMS se comunica con la interfaz del ERP (por ejemplo, Service Layer en SAP Business One o la API de Odoo). Es la opción más rápida de poner en marcha cuando existe un conector para su ERP y su versión.
- API y webhooks. Su equipo o su integrador programa la conexión: el ERP crea documentos en el WMS por API y el WMS notifica por webhook cuando se recibe, se surte o se despacha. Funciona con cualquier ERP que permita programación.
- Archivos. Se exportan órdenes y pedidos del ERP a una plantilla (XLSX o CSV), se cargan en el WMS y se regresan las confirmaciones de la misma forma. Es la opción para ERP sin API abierta o para empezar mientras se construye una integración.
ERP sin conector directo
Muchas empresas en México trabajan con sistemas administrativos como CONTPAQi, Aspel SAE, Microsip o Bind ERP. Si su WMS no tiene un conector para ellos, existen dos opciones viables:
- Carga de archivos: exportar del ERP órdenes de compra y pedidos, cargarlos en el WMS con su plantilla y registrar en el ERP las recepciones y salidas confirmadas. Es manual, pero ordenado, y cada carga valida renglón por renglón.
- Integración por API: un integrador lee y escribe en la base o en la interfaz que su ERP permita y usa la API del WMS. Antes de comprometer un proyecto, confirme con el fabricante de su ERP qué acceso permite y en qué versión.
Desconfíe de cualquier propuesta que prometa una integración «sin desarrollo» con un ERP para el que no existe un conector probado.
Errores frecuentes en una integración
| Problema | Cómo se detecta | Cómo se previene |
|---|---|---|
| Códigos de producto distintos | El documento llega con productos no registrados en el WMS | Un solo código maestro, el del ERP, en los dos sistemas |
| Unidades de medida | Diferencias en múltiplos exactos (cajas contra piezas) | Unidad y factor de conversión definidos por producto |
| Almacenes sin mapear | Documentos que no llegan a ningún almacén | Tabla de correspondencia de almacenes antes de conectar |
| Envíos repetidos | Recepciones o salidas duplicadas en el ERP | Cada envío con una referencia única; el receptor la revisa antes de registrar |
| Movimientos fuera del WMS | Existencias que no coinciden entre sistemas | Toda entrada y salida física pasa por el WMS; conciliación periódica |
| Lotes y series que no se transmiten | El ERP no registra qué lote se vendió | Confirmaciones con lote y serie, contra la misma línea del documento |
Cómo planear la integración paso a paso
- Liste los flujos que necesita: qué documentos se reciben y se surten, y qué confirmaciones espera el ERP.
- Defina el dueño de cada dato y escriba la regla: dónde se da de alta un producto, dónde se crea un pedido, quién confirma una cantidad.
- Limpie los datos maestros: códigos únicos, unidades con su factor, productos con control por lote o serie marcados.
- Mapee los almacenes del ERP con los del WMS.
- Elija el método: conector, API o archivos, según su ERP y su equipo.
- Pruebe con documentos reales en un ambiente de prueba o con un almacén piloto: una orden de compra, un pedido, una transferencia y un ajuste.
- Revise la bitácora de cada envío y la conciliación de existencias durante las primeras semanas.
- Documente los errores frecuentes y quién los atiende: un producto que no existe, un almacén sin mapear, un permiso del usuario del ERP.
Quién hace qué en el proyecto
| Responsable | Tareas habituales |
|---|---|
| Su área de sistemas o su integrador | Usuario del ERP con los permisos necesarios, acceso de red, datos de conexión y pruebas del lado del ERP |
| Su área de operaciones | Revisión de unidades de medida, almacenes y productos con lote o serie; pruebas con documentos reales en piso |
| El proveedor del WMS | Configuración del conector o asesoría sobre la API, mapeo de almacenes, revisión de la bitácora de envíos |
| Finanzas o contabilidad | Validación de que las confirmaciones llegan contra la orden y la línea correctas, y de la conciliación de existencias |
Conviene nombrar a una persona responsable por cada área antes de empezar, con el tiempo que dedicará cada semana durante la implementación.
Cómo lo hace Chainlink WMS
Chainlink se conecta directamente con SAP Business One (9.3 y 10.0), Odoo (16, 17 y 18), ERPNext (v15 y v16), SAP S/4HANA y Microsoft Dynamics 365 Business Central; con SAP S/4HANA y Business Central, la conexión se valida con su sistema durante la implementación. Del ERP llegan productos, proveedores, almacenes, órdenes de compra por recibir, pedidos de venta por surtir y transferencias; a su ERP regresa cada recepción, embarque, transferencia entre almacenes y ajuste por conteo, contra la misma orden y línea, con lotes y series. Los conectores son un complemento de Professional y Enterprise, con configuración asistida por BW.
Cada envío al ERP tiene un estado (en cola, reintentando, requiere atención, no aplica o enviado al ERP) y se reintenta sin duplicar: lleva una referencia de Chainlink que se busca en el ERP antes de registrar. Cada noche, la conciliación coteja por producto y almacén las existencias de Chainlink con las del ERP. Para otros sistemas, la API REST está incluida en todos los planes, los webhooks firmados en Professional y Enterprise, y la carga masiva crea documentos de entrada y salida desde una plantilla XLSX o CSV con validación por renglón. Vea integraciones, API y webhooks y la guía técnica para conectar un ERP por API.
Preguntas frecuentes
¿El WMS reemplaza el módulo de inventario del ERP?
No. El ERP conserva el saldo contable del inventario y su valuación; el WMS registra la ejecución en el almacén y confirma al ERP lo ejecutado, con cantidades reales, lotes y series.
¿Cuánto tarda una integración con el ERP?
Depende del ERP, de la versión, de la calidad de los datos maestros y de cuántos flujos se conectan. Con un conector existente, el trabajo principal es mapear y probar; con una integración por API, también hay desarrollo. Pida un plan con las pruebas de cada flujo antes de fijar una fecha.
¿Qué ocurre si el ERP no responde?
Un buen diseño no detiene el almacén: el WMS guarda cada confirmación y la reintenta hasta que el ERP la acepta, sin duplicarla, y muestra lo que requiere atención.