Qué hace un software de control de inventarios
Un software de control de inventarios, a menudo parte de un sistema administrativo o de un ERP, lleva el registro de existencias por producto y por almacén. Sus funciones típicas son:
- Entradas y salidas con su documento: compras, ventas, traspasos entre almacenes y ajustes.
- Existencia por almacén y, en algunos sistemas, por lote o serie.
- Costo y valuación del inventario con el método que defina su contador.
- Mínimos y máximos para sugerir compras.
- Reportes de existencias, movimientos y rotación.
Es la herramienta de administración y finanzas: responde cuánto hay, cuánto vale y cuánto se debe comprar.
Qué agrega un WMS
Un WMS (sistema de gestión de almacenes) trabaja dentro del almacén. Además de cuánto hay, registra dónde está cada existencia, con su ubicación, su lote y su serie, y dirige el trabajo de las personas:
- Recepción contra documento, con escaneo de cada línea y tolerancia.
- Acomodo con ubicación sugerida y escaneo de la ubicación de destino.
- Surtido guiado: la handheld indica ubicación, producto, lote y cantidad en el orden del recorrido y detiene un error antes de que salga.
- Empaque, embarques y devoluciones con su registro.
- Conteos por ubicación sin detener el almacén.
- Etiquetas de producto, palet y ubicación.
Es la herramienta de operaciones: responde dónde está, quién lo movió y cuál es la siguiente tarea.
Comparación lado a lado
| Aspecto | Software de inventarios | WMS |
|---|---|---|
| Pregunta que responde | Cuánto hay y cuánto vale | Dónde está y qué hacer con ello |
| Nivel de detalle | Producto y almacén | Producto, ubicación, lote, serie y palet |
| Quién lo usa | Administración, compras, finanzas | Operadores en piso, supervisores, jefe de almacén |
| Cómo se captura | Documentos en una computadora | Escaneo en handheld, en el momento del movimiento |
| Validación | Al revisar el documento | Al escanear: ubicación, producto, lote y cantidad |
| Trabajo en piso | No lo dirige | Asigna tareas y su orden |
| Conteos | Conteo total con captura posterior | Conteos por zona o ubicación, con resultado por tipo de diferencia |
| Costos y facturación | Sí | No; los deja al sistema administrativo o al ERP |
Cuándo basta un software de inventarios
Un software de inventarios es suficiente, y un WMS sería un gasto innecesario, cuando:
- El almacén es pequeño y todos saben dónde está cada producto.
- Hay pocos productos, sin lotes, sin caducidad y sin números de serie.
- Una o dos personas reciben y surten, con pocos pedidos al día.
- Los errores de surtido y las diferencias de inventario son poco frecuentes y su causa es conocida.
En ese caso, conviene invertir primero en ordenar el almacén: ubicaciones con código, recepción contra documento y conteos periódicos. La guía de cómo controlar el inventario de un almacén describe esos controles.
Señales de que hace falta un WMS
Las señales aparecen en el piso, no en los reportes:
- Se pierde tiempo buscando producto que el sistema registra como existente.
- Los errores de surtido llegan al cliente: producto, cantidad o lote equivocados.
- Los lotes no se respetan: sale el lote nuevo y caduca el viejo en el rack.
- Los conteos no coinciden con el registro y la causa no se puede explicar.
- La operación depende de personas clave: cuando faltan, el almacén se detiene.
- Crecieron los pedidos o los turnos y la supervisión ya no alcanza a revisar todo.
- Un cliente o una norma pide trazabilidad por lote o por serie.
Con tres o más de estas señales, la decisión ya no es si se necesita un WMS, sino cuál elegir. La guía cómo elegir un WMS propone los criterios y una lista de verificación.
Cómo conviven los dos sistemas
Elegir un WMS no obliga a dejar el sistema administrativo. Lo habitual es que convivan con una regla clara: el sistema administrativo o el ERP conserva los productos, los costos, las compras, las ventas y la facturación; el WMS recibe las órdenes de compra y los pedidos, ejecuta el trabajo en piso y devuelve la confirmación de lo ejecutado, con cantidades, lotes y series.
La conexión puede ser un conector directo, una API o la carga de archivos, según el sistema. La guía cómo conectar un WMS con su ERP explica qué se intercambia y cuáles son los errores más frecuentes. Para la diferencia con un ERP completo, vea WMS y ERP; para la diferencia con una hoja de cálculo, WMS o Excel.
Qué preguntar antes de cambiar de sistema
Antes de decidir entre mejorar el uso de su software actual o implementar un WMS, conviene responder con datos de las últimas semanas:
- ¿Cuánto tiempo se pierde buscando producto? Pida a dos o tres surtidores que anoten durante una semana cuántas veces no encontraron un producto en el lugar esperado.
- ¿Cuántos errores de surtido llegan al cliente? Revise las devoluciones y reclamaciones por producto, cantidad o lote equivocados.
- ¿Cuánto difiere el conteo del registro? Cuente una muestra de 50 ubicaciones y compárela con el registro del sistema.
- ¿Qué controla el producto? Si maneja lotes, caducidades o números de serie, revise si su sistema actual los registra en cada salida.
- ¿Cuántas personas dependen de la memoria de otras? Si el almacén se detiene cuando falta una persona, el conocimiento no está en el sistema.
Con esas respuestas, la comparación deja de ser entre dos tipos de software y pasa a ser entre el costo de los errores actuales y el costo de un sistema que los evite.
Cómo lo hace Chainlink WMS
Chainlink WMS es un sistema de gestión de almacenes en la nube. Registra cada existencia por producto, ubicación, lote y serie, con su estado (disponible, cuarentena, en tránsito, preparada para salida, dañada o bloqueada), y dirige el trabajo en piso desde la app para Android: recepción contra documento, acomodo, surtido guiado con validación por escaneo, empaque, embarques, devoluciones y conteos sin señal. Cada movimiento queda en el kárdex con su usuario y su documento.
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Preguntas frecuentes
¿Un WMS sustituye al software de inventarios?
No necesariamente. El WMS se encarga de la operación del almacén; el software de inventarios o el ERP conserva los costos, la valuación y la facturación. Algunas empresas pequeñas usan solo el WMS para el control físico y llevan el costo en su sistema contable.
¿Un WMS sirve para un almacén pequeño?
Sirve cuando el almacén tiene problemas de ubicación, de surtido o de lotes, aunque sea pequeño. Si todos saben dónde está cada producto y los errores son poco frecuentes, conviene empezar por ordenar ubicaciones y procesos.
¿Se necesita equipo especial para usar un WMS?
Se necesita un equipo de escaneo: handhelds con lector integrado o, en operaciones pequeñas, teléfonos Android con la cámara. Para las etiquetas de producto y ubicación, una impresora de etiquetas.