Qué resuelve bien una hoja de cálculo
- Costo de entrada: ya está instalada y el personal sabe usarla.
- Flexibilidad: cada empresa arma las columnas y los reportes que necesita.
- Catálogos y listas de precios: organizar productos, proveedores y precios.
- Análisis: cruzar datos exportados de otros sistemas con tablas dinámicas.
Para un almacén con un responsable, pocos productos y pocos movimientos al día, una hoja bien llevada puede ser suficiente.
Límites de la hoja de cálculo
| Necesidad | Hoja de cálculo | WMS |
|---|---|---|
| Varias personas registrando a la vez | Versiones distintas del mismo archivo o bloqueos | Cada operador registra en su handheld sobre el mismo inventario |
| Saber quién hizo cada cambio | Solo si se anota manualmente | Cada movimiento guarda usuario, fecha y documento |
| Existencia por ubicación | Una columna que se actualiza a mano | Cada acomodo y cada surtido se confirman con el escaneo de la ubicación |
| Lote y caducidad | Columnas sin regla de salida | Asignación FEFO y rechazo de lotes con poca vida útil |
| Captura | Tecleo, con errores de transcripción | Escaneo de código de barras o RFID |
| Validación | Ninguna al teclear | Ubicación, producto, lote y cantidad en cada paso |
| Conteos | Imprimir la hoja, contar y capturar | Contar en la handheld y comparar al cerrar |
| Integración con el ERP | Exportar e importar archivos | API o conector |
Señales de que la hoja ya no basta
- Dos personas trabajan en copias distintas del archivo y al final no coinciden.
- Una fórmula rota o una fila borrada cambió el inventario sin que se detectara.
- Las diferencias se corrigen sin saber qué las causó.
- Sale primero producto que caduca después.
- Un conteo exige detener el almacén y capturar todo de nuevo.
Cómo pasar de la hoja de cálculo a un WMS
- Depure el catálogo. Un código único por producto, su unidad y si lleva lote, caducidad o serie.
- Codifique las ubicaciones y etiquételas.
- Importe los productos desde el archivo en lugar de capturarlos de nuevo.
- Haga un conteo inicial por zonas para cargar la existencia real por ubicación.
- Cambie la forma de trabajar, no solo el archivo: recepción contra documento, acomodo con escaneo y surtido guiado.
La guía cómo controlar el inventario de un almacén describe los controles que conviene aplicar desde el primer día.
Cómo empezar con Chainlink WMS
En Chainlink, los productos y los documentos de entrada y salida se cargan desde archivos CSV o XLSX con plantilla: Chainlink valida cada renglón y devuelve un reporte de errores por renglón y columna. Las ubicaciones se generan por rango, con vista previa, y la app para Android funciona en handhelds y teléfonos. Los planes Essentials y Professional se contratan en línea; los precios están en precios.