Qué controla un WMS
Un WMS trabaja con la unidad más pequeña que el almacén necesita controlar: la ubicación. Mientras un sistema administrativo registra 1,240 piezas de un producto en el almacén, un WMS registra que 48 están en la ubicación A-01-01-1, con el lote L2410, y que 36 están en cuarentena esperando inspección.
Con ese nivel de detalle, un WMS controla los procesos del almacén:
- Recepción: compara lo que llega con lo que se esperaba y captura lote, caducidad y serie.
- Acomodo: sugiere dónde guardar cada producto y registra la ubicación final.
- Existencias: muestra cuánto hay de cada producto por ubicación, lote, serie y estado.
- Surtido: asigna qué ubicación y qué lote atienden cada pedido y guía al surtidor.
- Empaque y embarque: arma los bultos, los carga con el transportista y deja el manifiesto.
- Conteos y ajustes: compara lo físico con lo registrado y deja cada ajuste con su autorización.
- Devoluciones y transferencias: registra lo que regresa y lo que se mueve entre almacenes.
En qué se distingue de un ERP
El ERP administra el negocio: compras, ventas, facturación, contabilidad y el valor del inventario. El WMS ejecuta el trabajo físico que respalda esas operaciones. La orden de compra se origina en el ERP; la recepción contra esa orden, con su lote y su ubicación, ocurre en el WMS, que confirma al ERP la mercancía efectivamente recibida.
Muchos ERP tienen un módulo de inventario que basta para un almacén pequeño con pocos productos. La diferencia aparece cuando el almacén necesita ubicaciones, lotes con caducidad, varias personas trabajando a la vez y validación con escaneo. La comparativa WMS y ERP explica cuándo conviene cada uno.
Cómo trabaja un WMS en el piso
El WMS se usa en dos lugares. En una computadora, el personal administrativo da de alta productos y ubicaciones, recibe los documentos del ERP y revisa los indicadores. En el piso, los operadores trabajan con handhelds: computadoras de mano con lector de código de barras, a veces con lector RFID.
La handheld indica al operador la siguiente tarea, y cada paso se confirma con un escaneo. Si el operador escanea una ubicación o un lote distintos de los asignados, el sistema lo indica en ese momento, antes de que el error llegue al cliente.
Ejemplo: un pedido de la recepción al embarque
Este es el recorrido de un producto en Chainlink WMS, con los códigos que el sistema genera:
- Recepción. Llega la orden de compra OC-1211. El operador escanea la etiqueta GS1-128 de cada caja: el sistema toma el producto P-2001, el lote L2410 y la caducidad. Si el lote caduca antes de la vida útil mínima del producto, la recepción se detiene.
- Acomodo. Al cerrar la recepción se crea la tarea MT-000231: 48 piezas a la ubicación A-01-01-1, donde ya está el mismo lote.
- Surtido. Entra un pedido. El sistema aparta el lote que caduca antes (FEFO) y el surtidor recibe la toma: ubicación A-07-03-2, producto P-2001, lote L2409, 4 piezas.
- Empaque. El empacador arma el bulto escaneando cada artículo y registra su peso y sus medidas.
- Embarque. El bulto se carga por escaneo en el embarque, con transportista, placas y sello, y se imprime el manifiesto.
Cada uno de esos pasos queda en el kárdex del producto, con la fecha, el usuario y el documento.
En la nube o en un servidor propio
Un WMS en la nube se contrata como servicio: el proveedor opera los servidores, los respaldos y las actualizaciones, y la empresa paga una cuota periódica. Un WMS en servidor propio se instala en la infraestructura de la empresa, que asume su operación. La guía WMS en la nube o en servidor propio compara ambas opciones.
Señales de que un almacén necesita un WMS
- El inventario del sistema no coincide con el físico y la diferencia no se puede explicar.
- Encontrar un producto depende de la memoria de una persona.
- Sale primero un lote que vence después, o mercancía ya caducada.
- Los pedidos salen incompletos o con producto de otro cliente.
- El conteo anual detiene el almacén uno o más días.
- La operación excede la capacidad de una hoja de cálculo compartida.
Si su almacén presenta varias de estas señales, la guía cómo controlar el inventario de un almacén describe los controles básicos, con o sin sistema.
Qué es Chainlink WMS
Chainlink WMS es un sistema de gestión de almacenes en la nube de Business in a Wave, S.A. de C.V., con sede en Guadalajara. Tiene una web para la administración, una app para Android en handhelds Zebra y Honeywell, impresión de etiquetas en impresoras Zebra y, en Professional y Enterprise, RFID. Sus precios por licencia de usuario están publicados en la página de precios.