Qué es FIFO y qué es FEFO
FIFO (del inglés first in, first out; en español PEPS, primeras entradas, primeras salidas) es la regla en la que sale primero la existencia que entró antes al almacén. Se ordena por fecha de entrada.
FEFO (first expired, first out; primero en caducar, primero en salir) es la regla en la que sale primero el lote cuya caducidad es más próxima, sin importar cuándo entró. Se ordena por fecha de caducidad.
En la mayoría de los casos las dos reglas dan el mismo resultado, porque lo que entró antes suele caducar antes. La diferencia aparece cuando un proveedor entrega un lote con menos vida útil que uno recibido antes, cuando llegan devoluciones de lotes viejos o cuando dos proveedores entregan el mismo producto con fechas de fabricación distintas.
| Situación | FIFO asigna | FEFO asigna |
|---|---|---|
| Lote L2409 entró el 02/09, caduca el 30/11; lote L2410 entró el 18/09, caduca el 31/12 | L2409 | L2409 |
| Lote L2409 entró el 02/09, caduca el 31/12; lote L2412 entró el 20/09, caduca el 15/11 | L2409 | L2412 |
| Producto sin caducidad, dos entradas | La más antigua | No aplica; sin caducidad, se usa FIFO |
Cuándo conviene cada regla
FEFO es la regla para cualquier producto con fecha límite de uso o consumo: alimentos, bebidas, suplementos, cosméticos, químicos, adhesivos, baterías con fecha. Reduce la merma por caducidad porque el lote más próximo a vencer siempre sale antes que uno más nuevo.
FIFO es la regla para producto sin caducidad, pero con riesgo de obsolescencia: refacciones, electrónica, ropa por temporada, material de empaque, producto con cambios de versión o de etiqueta. Evita que la mercancía envejezca en el rack.
LIFO (último en entrar, primero en salir; en español UEPS) existe como regla física en casos donde la mercancía se apila y no se puede tomar de otra forma, como algunos productos a granel. En un almacén con ubicaciones ordenadas, rara vez es la regla deseada.
FIFO, PEPS y UEPS en contabilidad
En contabilidad, PEPS y UEPS también nombran métodos de valuación del inventario: cuál costo se asigna a lo que se vende. Esa decisión es independiente del orden físico de salida. Un almacén puede surtir con FEFO y la empresa valuar con costo promedio.
Para efectos fiscales en México, el artículo 41 de la Ley del Impuesto sobre la Renta enumera como métodos de valuación de inventarios primeras entradas, primeras salidas (PEPS), costo identificado, costo promedio y detallista. El método de valuación lo define su contador; la regla de salida del almacén, su área de operaciones.
Qué necesita el almacén para que FEFO funcione
Aplicar FEFO requiere cinco condiciones:
- Caducidad registrada al recibir. Sin la fecha de cada lote, el sistema no puede ordenarlos. La captura desde etiquetas GS1-128 evita errores de transcripción.
- Vida útil mínima al recibir. Rechazar o pedir autorización para un lote que llega con poca vida útil evita que entre producto que caducará antes de venderse.
- Asignación por el sistema. El sistema decide qué lote sale para cada línea del pedido, no el surtidor.
- Validación por escaneo. El surtidor escanea el lote; si no es el asignado, la handheld lo detiene.
- Existencia retenida fuera de la asignación. Lo que está en cuarentena, dañado o bloqueado no debe asignarse a ningún pedido.
Cómo acomodar para facilitar FEFO y FIFO
La regla de asignación funciona mejor cuando el acomodo la acompaña:
- No mezclar lotes en un frente de surtido cuando sea posible; si se mezclan, el lote más próximo a caducar debe quedar al frente.
- Acomodar el lote nuevo detrás del existente en el frente de surtido, o en la reserva hasta que el frente se vacíe.
- Reabastecer el frente desde la reserva por caducidad, no por cercanía.
- Separar devoluciones hasta inspeccionarlas, para que un lote viejo no vuelva al frente sin revisión.
Vida útil mínima de clientes
Algunos clientes, sobre todo cadenas de autoservicio, piden que el producto llegue con una vida útil mínima restante. FEFO por sí solo puede asignar un lote que cumple la regla del almacén, pero no la del cliente. En esos casos conviene registrar la exigencia por cliente y revisarla al asignar o al preparar el pedido, y llevar la merma por caducidad como indicador: la guía de indicadores de almacén incluye la antigüedad del inventario por rango de caducidad.
Errores frecuentes al aplicar FEFO
- Caducidad capturada a mano con errores. Un día y un mes invertidos (03/11 en lugar de 11/03) cambian el orden de los lotes. La lectura de la caducidad desde la etiqueta GS1-128 evita la captura manual.
- Lotes mezclados en el frente de surtido. Si dos lotes comparten ubicación y el surtidor no escanea el lote, el sistema registra uno y sale el otro. La validación por escaneo del lote cierra esa brecha.
- Devoluciones que vuelven directo al rack. Un lote viejo devuelto por un cliente se reintegra delante del lote vigente y altera el orden. Conviene inspeccionarlo y acomodarlo según su caducidad.
- Excepciones sin registro. Cuando un supervisor autoriza surtir otro lote, por ejemplo por una exigencia del cliente, la excepción debe quedar registrada con su motivo para que el kárdex explique por qué el lote más próximo a caducar sigue en existencia.
- Medir solo la merma total. Sin separar la merma por caducidad de la merma por daño, no es posible evaluar si FEFO funciona. La antigüedad del inventario por rango de días para caducar muestra los lotes en riesgo antes de que caduquen.
Cómo pasar de FIFO a FEFO
Si su almacén hoy surte por fecha de entrada y quiere pasar a FEFO, conviene hacerlo por etapas: primero registrar la caducidad de cada lote al recibir durante algunas semanas, después revisar que los lotes en existencia tengan su fecha y, al final, cambiar la regla de asignación. Cambiar la regla antes de tener las fechas produce asignaciones incompletas o un orden que no corresponde a la realidad.
Cómo lo hace Chainlink WMS
En Chainlink, cada almacén usa FEFO o FIFO como estrategia de asignación. Al liberar un documento de salida, el sistema aparta existencias para cada línea: con FEFO, primero el lote que caduca antes; con FIFO, primero lo que entró antes. No toma en cuenta las existencias en cuarentena, bloqueadas, dañadas o en ubicaciones bloqueadas; si la existencia no alcanza, la línea queda con faltante de asignación en la pestaña Asignación del documento.
En la handheld, el surtidor ve el lote asignado y lo confirma con un escaneo. Con la regla de FEFO estricto de Professional y Enterprise, la app no acepta otro lote («Lote no asignado. Toma el lote L2409 (caduca antes).»); Essentials aplica FEFO como ajuste fijo. Al recibir, la vida útil mínima detiene un lote que caduca antes del plazo aceptado, y al acomodar Chainlink sugiere primero la ubicación donde ya está el mismo lote. Vea control de lotes y caducidades y surtido guiado.
Preguntas frecuentes
¿FEFO y FIFO son lo mismo?
No. Dan el mismo resultado cuando lo que entró antes caduca antes, pero cuando un lote nuevo caduca antes que uno viejo, FIFO surte el viejo y FEFO el que caduca antes.
¿Se puede usar FEFO en un producto sin caducidad?
No: sin fecha de caducidad no existe un criterio para ordenar los lotes. Para ese producto se usa FIFO.
¿La regla de salida cambia la valuación del inventario?
No. La valuación contable (PEPS, costo promedio u otro método) la define su contador; la regla de salida decide qué lote sale físicamente del almacén.