Qué es un inventario físico y cuándo se hace
El inventario físico, también llamado toma de inventario, es el conteo de todas las existencias de un almacén en una fecha. Su resultado se compara con el registro del sistema y cada diferencia se investiga y se ajusta.
Las empresas lo hacen por tres motivos principales:
- Cierre contable y fiscal. En México, la Ley del Impuesto sobre la Renta exige a las personas morales del régimen general levantar inventario de existencias a la fecha en que termina el ejercicio (artículo 76, fracción IV) y llevar un control de inventarios conforme al sistema de inventarios perpetuos (artículo 76, fracción XIV). Puede consultar el texto vigente en la Ley del Impuesto sobre la Renta publicada por la Cámara de Diputados. La forma de cumplir corresponde a su contador.
- Auditoría. El auditor externo suele observar el conteo y tomar muestras para validar el saldo de inventarios de los estados financieros.
- Recuperar la confianza en el registro. Cuando las diferencias se acumularon y el equipo ya no confía en el registro del sistema, un inventario completo fija un punto de partida.
Si su almacén ya tiene un programa de conteo cíclico, el inventario anual se vuelve una confirmación: encuentra menos diferencias y toma menos tiempo.
Cómo preparar el inventario: las dos semanas previas
La mayor parte de las diferencias de un inventario se determina antes de contar. Una preparación ordenada evita contar dos veces la misma mercancía o contar mercancía que aún no se ha recibido.
| Cuándo | Qué preparar | Por qué |
|---|---|---|
| Dos semanas antes | Fecha, horario, alcance y responsable del inventario; aviso a clientes y proveedores | Las entregas y los pedidos se programan fuera de la fecha |
| Diez días antes | Revisión de ubicaciones: códigos únicos, etiquetas legibles, ubicaciones vacías marcadas | Un conteo por ubicación necesita ubicaciones confiables |
| Una semana antes | Cierre de recepciones, transferencias y devoluciones pendientes | Un documento abierto aparece como diferencia el día del conteo |
| Tres días antes | Acomodo de lo recibido, mercancía dañada y caducada identificada y separada | Lo que está en el andén o sin ubicación es difícil de contar |
| Un día antes | Equipos de conteo asignados por zona, handhelds cargadas, prueba de lectura | El día del conteo no se pierde tiempo en logística |
| Al iniciar | Corte de documentos: se suspenden las entradas y salidas del área hasta cerrar el conteo | El registro y el físico se comparan en el mismo momento |
Cómo ejecutar el inventario físico paso a paso
- Haga el corte. Registre la hora de corte y detenga las entradas y salidas del área que se cuenta. Si solo puede detener una parte del almacén, cuente por zonas en días distintos y cierre cada zona antes de abrir la siguiente.
- Divida el almacén en secciones. Una sección es un grupo de pasillos o de ubicaciones que una persona o una pareja cuenta de principio a fin.
- Cuente por ubicación. Escanee la ubicación, después cada producto, y capture la cantidad, el lote o la serie. Contar por ubicación, en el orden del pasillo, evita saltarse ubicaciones.
- No muestre la cantidad esperada a quien cuenta. Ocultar la cantidad registrada evita que quien cuenta se limite a confirmarla.
- Vuelva a contar cada diferencia con una persona distinta. Si el segundo conteo coincide con el registro, el primero fue un error de conteo; si coincide con el primero, la diferencia es real.
- Investigue antes de ajustar. Revise el kárdex del producto, documentos abiertos y ubicaciones cercanas: un faltante en una ubicación y un sobrante en otra suelen ser una ubicación incorrecta.
- Ajuste con motivo y autorización. Una persona con autoridad aplica los ajustes; cada uno lleva el motivo y queda en el historial.
- Reabra la operación de cada zona en cuanto su conteo quede cerrado y ajustado.
- Entregue el expediente: detalle del conteo por ubicación, diferencias, segundos conteos, ajustes y quién los autorizó.
Marbetes o escaneo: cómo registrar lo contado
En muchos almacenes mexicanos el inventario se hace con marbetes: tarjetas foliadas que se colocan en cada ubicación o producto, se llenan a mano y después se capturan. El método funciona, pero agrega dos pasos con riesgo de error: la escritura y la captura.
Con escaneo, la handheld registra la ubicación, el producto y la cantidad en el momento, y el resultado se compara con el registro al cerrar cada sección. Los folios de los marbetes se sustituyen por el registro de quién contó cada sección y a qué hora. Si su auditor pide marbetes, conviene acordar con él antes del inventario qué registro electrónico acepta en su lugar.
Cuánto tiempo y cuántas personas se necesitan
La duración depende del número de ubicaciones, de cuántos productos hay en cada una y del método. Para estimarla, haga una prueba en una zona representativa unos días antes:
- Cuente 50 ubicaciones con el método que usará y mida el tiempo.
- Divida para obtener el tiempo por ubicación.
- Multiplique por el total de ubicaciones y agregue el tiempo de segundos conteos (una regla práctica es reservar entre 10% y 20% adicional, según la exactitud que espera).
- Divida entre el número de personas o parejas disponibles.
El resultado indica si el inventario puede completarse en un día o si conviene contar por zonas en varios días con la operación abierta en el resto.
Errores que alargan un inventario
- Contar con documentos abiertos. Una recepción sin cerrar se cuenta físicamente y no está en el registro: aparece como sobrante.
- Mercancía sin ubicación. La mercancía que quedó en el andén o en los pasillos se cuenta dos veces o no se cuenta.
- Unidades de medida mezcladas. Contar cajas donde el sistema registra piezas produce diferencias en múltiplos exactos.
- Ajustar el primer conteo. Sin segundo conteo, un error de quien contó se convierte en un ajuste.
- Reabrir antes de cerrar. Si se surte de una zona que todavía no se concilia, sus diferencias ya no se pueden explicar.
Cómo lo hace Chainlink WMS
En Chainlink, el inventario físico es un conteo que cubre todo el almacén o una zona a la vez: se crea en Inventario › Conteos › Nuevo, se divide en secciones y cada sección aparece en la handheld del operador asignado. El conteo se hace por ubicación, con la cantidad, el lote o la serie de cada producto, y funciona completo sin señal, lo que ayuda en cámaras de frío y racks altos.
Al cerrar, Chainlink separa coincidencias, ubicaciones incorrectas, sobrantes, faltantes y productos fuera de sistema, para que solo se revise lo que no coincide. Los ajustes los aplica un usuario con licencia Administrativo y cada uno queda en el kárdex con su documento, su usuario y su hora. En Professional y Enterprise, el inventario con RFID lee cada sección con el sled RFD40 sin escanear pieza por pieza. Vea conteos y la guía de inventario físico con RFID.
Preguntas frecuentes
¿Es necesario detener todo el almacén para hacer un inventario físico?
No necesariamente. Si cuenta por zonas, solo se detiene la zona que se cuenta, y se reabre en cuanto queda cerrada y ajustada. Lo que no debe ocurrir es que entre o salga mercancía de una zona mientras se cuenta.
¿Qué diferencia hay entre inventario físico y conteo cíclico?
El inventario físico cuenta todo en una fecha; el conteo cíclico cuenta una parte pequeña cada día o cada semana, de modo que cada producto se revisa varias veces al año. Muchas empresas usan los dos.
¿Qué se entrega al contador al terminar?
El detalle del conteo por ubicación y producto, las diferencias encontradas, los segundos conteos, los ajustes aplicados con su motivo y quién los autorizó. Confirme con su contador el formato y el corte que necesita.