Faltantes, sobrantes y ubicaciones incorrectas
No todas las diferencias son iguales. Al comparar un conteo con el sistema aparecen tres tipos, y distinguirlos es el primer paso para encontrar la causa:
- Faltante: la existencia física es menor que la registrada.
- Sobrante: la existencia física es mayor que la registrada.
- Ubicación incorrecta: la cantidad total coincide, pero el producto está en otra ubicación.
Un faltante en una ubicación y un sobrante del mismo producto en otra suelen ser un solo error de acomodo o de surtido, no dos. Por eso conviene revisar las diferencias por producto antes de ajustar.
Causas frecuentes y cómo se detecta cada una
| Causa | Cómo se detecta | Control que la evita |
|---|---|---|
| Recepción con más o menos de lo que llegó | Faltante o sobrante poco después de la entrada; el kárdex muestra la recepción como último movimiento | Recepción contra documento, escaneo de cada línea y tolerancia |
| Acomodo en otra ubicación | Faltante en la ubicación sugerida y sobrante en una cercana | Escaneo obligatorio de la ubicación de destino |
| Surtido de otra ubicación o de otro lote | Faltantes en ubicaciones de reserva o lotes que no coinciden | Asignación por el sistema y validación por escaneo |
| Transferencia despachada y no recibida | Existencia «en tránsito» que nunca se cierra | Recepción en destino por lote y serie |
| Devolución sin registrar | Sobrantes de producto vendido, a menudo en el andén | Devolución desde la salida original, con cuarentena |
| Unidad de medida confundida | Diferencias en múltiplos exactos, por ejemplo de 12 | Unidad definida por producto y captura con su unidad |
| Merma no registrada | Faltantes de producto dañado o caducado | Baja de inventario con motivo |
| Movimientos sin capturar | Diferencias sin ningún movimiento reciente que las explique | Toda transferencia interna registrada con escaneo |
Cómo investigar una diferencia
- Contar de nuevo la ubicación y las cercanas antes de suponer un error del sistema.
- Revisar el kárdex del producto: el último movimiento en esa ubicación, quién lo hizo y con qué documento.
- Buscar el producto en otras ubicaciones: un sobrante del mismo producto suele explicar el faltante.
- Revisar documentos abiertos: recepciones sin cerrar, transferencias en tránsito y devoluciones pendientes.
- Ajustar solo después, con el motivo de lo que se encontró.
Por qué registrar el motivo de cada ajuste
Un ajuste corrige la cantidad, pero el motivo permite corregir la causa. Si después de unos meses la mayoría de los ajustes tienen el motivo «error de acomodo», el problema está en el acomodo, no en el conteo. Un ajuste sin motivo, o con «ajuste de inventario» como motivo, deja la diferencia corregida y la causa intacta.
También conviene separar quién cuenta de quién ajusta. Un usuario con autoridad revisa las diferencias y aplica los ajustes, y el registro conserva ambos datos.
Cómo ayuda Chainlink WMS
En Chainlink, cada conteo separa al cerrar las coincidencias, las ubicaciones incorrectas, los sobrantes, los faltantes y los productos fuera de sistema, y los ajustes los aplica un usuario Administrativo. Cada movimiento queda en el kárdex con su documento y su usuario, y cada noche Chainlink verifica que el kárdex coincida con la existencia. La recepción se detiene al exceder la tolerancia y el surtido rechaza, según su configuración, una ubicación o un lote distintos al asignado. Vea conteos y surtido.